A. Kosa ,
6. März 2006 
Der BFH hat in zwei Fällen zu den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Stellung genommen. Demnach ist ein Fahrtenbuch neben einer vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnung grundsätzlich nur dann ordnungsgemäß, wenn es zeitnah geführt worden ist und zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand abgeändert werden kann (BFH vom 9.11.2005, Az. VI R 27/05).
Eine mit Hilfe eines Computerprogramms (im Streitfall: MS Excel) erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an dem bereits eingegebenen Datenbestand aufgrund der Funktionsweise der verwendeten Software technisch ausgeschlossen sind oder die Änderungen selbst dokumentiert und offen gelegt werden (BFH vom 16.11.2005, Az. VI R 64/04).
Wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist der zu versteuernde geldwerte Vorteil nach der 1%-Regeleung zu bewerten. Eine Schätzung des Privatanteils anhand anderer Aufzeichnungen kommt nicht in Betracht (BFH vom 16.11.2005, Az. VI R 64/04).
Im ersten Fall stritten die Parteien um die Anerkennung eines anhand von losen Notizzetteln nachträglich erstellen Fahrtenbuchs. In dem zweiten Verfahren war strittig, ob der Ausdruck einer Excel-Datei ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darstellt. In beiden Fällen hat der BFH die Anerkennung des Fahrtenbuchs versagt, da der Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung nicht erfüllt sei. Das Ziel ordnungsgemäßer Aufzeichnung sei, die unzutreffende Zuordnung einzelner Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsanteil wie auch deren gänzliche Nichtberücksichtigung im Fahrtenbuch möglichst auszuschließen. Dieser Anforderung werde nur die fortlaufende und zeitnahe Erfassung der Fahrten in einem geschlossenen Verzeichnis gerecht, das aufgrund seiner äußeren Gestaltung geeignet ist, im Regelfall nachträgliche Änderungen, Streichungen und Ergänzungen als solche kenntlich werden zu lassen.
Eine Aufzeichnung in MS-Excel, auch wenn sie im Anschluss an die jeweilige Fahrt vorgenommen werde, sei nicht geeignet, den fortlaufenden und lückenlosen Charakter der Angaben und ihre zeitnahe Erfassung mit hinreichender Zuverlässigkeit zu belegen, da die Eintragungen zu einem späteren Zeitpunkt ohne größeren Aufwand an praktisch jedes gewünschte Ergebnis angepasst werden könnten.
Quelle: BFH online